如何高效管理项目进度?WBS - 忆未来

如何高效管理项目进度?WBS

如何高效管理项目进度?请做好甘特图的前戏——WBS

说到项目进度管理,大家最熟悉的应该就是甘特图了。甘特图是由科学管理运动的先驱亨利·劳伦斯·甘特建立的项目管理工具。

关于甘特图(Gantt chart)

又称为条状图或横道图。主要是通过条状图来表示项目进度。示例如下图:
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某线上活动推广项目甘特图(图片源于网络)

甘特图的横轴为时间轴,表示规划与项目进度的时间;纵轴则代表项目。带颜色的条状图表示某一项目开始及结束历经的时间。甘特图可以直观表明计划何时开始、何时结束、进展如何,便于管理者理清项目的剩余任务,评估工作进度。

很多项目管理者都习惯用甘特图管控项目进度,而今天道长要为大家介绍的,是甘特图的前戏:在做甘特图前非常重要的工作内容——工作分解结构(WBS)

工作分解结构(WBS)

工作分解结构(Work Breakdown Structure,简称WBS),是项目管理重要的专业术语之一。它是指以可交付成果为导向对项目要素进行的分组。通俗的说,就是把项目可交付的成果和项目工作分解成便于管理的小单元。

WBS从名称做拆解,有以下几个关键点:

① 工作(work)是指可以产生有形结果的工作任务;

② 分解(breakdown)是指逐渐细分到层级结构;

③ 结构(structure)是指要按照一定的模式组织各部分。

例如下图,为出口组合礼物项目的WBS

请输入图片描述
任务分解结构图

上图中,涉及到WBS的一些专业术语:

WBS结构图中一个个的方框代表一个个元素。

每一单元格结尾处的数字,为结构化编码。通过编码体系,我们可识别WBS中各元素的分组、层级关系。

粉色的单元格,为WBS最底层的元素,被称为“工作包”。一般工作包为最小可交付成果。(最小可交付成果是指其活动成本、组织资源信息易识别且可产生有形结果的)

另外,为了便于规范化、标准化管理,很多公司会借助WBS字典,来描述和定义WBS元素中的工作。这一方面,本文不做深入讨论。

在完成了对项目的结构图树立后,我们需要进行下一步——绘制WBS结构表,如下图:
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WBS结构表

此表中,逻辑关系一列需要标注元素和元素直接的关系(层级关系可不必标注),例如在完成110后方可进行120,在124与130同步开展,则标注如下:
请输入图片描述
逻辑关系标注示意图

资源项填写需要投入的资源(人力、生产设备等);责任人、要求、备注比较容易理解,不再赘述。

WBS结构表完成以后,便可以绘制后边的甘特图了。

WBS的使用价值

WBS可以展示项目全貌,使用WBS做项目分解,能够描述规划设计思路,帮助项目经理及团队有效的理清项目分工及进度。其有效性体具体现在:

防止遗漏项目的可交付成果;

修改、添加或删减工作包都很灵活;

利于确认目标,划分职责;

可视化,便于评估分配工作量;

……

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